Caractéristiques

En tant que chef d’entreprise, vous êtes légalement tenu de conserver vos factures, fiches de paie, contrats de travail et d’autres documents administratifs pendant plusieurs années – parfois même à vie. Cette obligation s’applique également aux documents électroniques.

Archive légale

Certipost vous propose e-Archiving : une archive légale à long terme permettant de conserver en ligne les factures électroniques et autres documents que vous échangez via la plate-forme CertiONE. Tant l’expéditeur que le destinataire peuvent accéder aux documents archivés si cela est prévu dans le contrat. Certipost e-Archiving fait appel aux technologies les plus avancées pour garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des documents. Le service d’archivage est entièrement conforme aux directives européennes et aux lois nationales en vigueur en matière d’archivage électronique des factures dans tous les Etats membres.

Pour quels types de documents ?

C’est très simple : le service d’archivage de Certipost est utilisé pour tous les documents faisant l'objet d'une obligation légale d'archivage. En voici un aperçu :

Long terme

Certipost e-Archiving veille à ce que vos documents restent disponibles par voie électronique pendant toute leur durée légale de conservation; cette durée varie en fonction du type de document et du pays. Voici quelques exemples pour la Belgique :

• Pour les factures et fiches de paie : 7 ans
• Pour les contrats de travail : durée du contrat plus 5 ans

Tarif

Le service Certipost e-Archiving est payant pour les expéditeurs. Pour les destinataires, les factures et fiches de paie archivés sont mis gracieusement à disposition dans leur boîte aux lettres sécurisée Bizmail ONEway.