Nijkerk, le 10 mai 2012

Traitement 100% numérique des factures entrantes : collaboration Certipost - BancTec

D’après une récente enquête de Factuurwijzer aux Pays-Bas, plus de la moitié des factures entrantes et sortantes empruntent la voie électronique. Cela signifie que de très nombreuses entreprises sont confrontées à la fois à des factures électroniques et à des documents papier. Pour leur apporter une solution totale de traitement des factures entrantes, Certipost, spécialiste reconnu des échanges de données électroniques sécurisés, a conclu un partenariat stratégique aux Pays-Bas avec BancTec. BancTec se chargera de numériser et de traiter les factures papier.

Comme la plupart des entreprises envoient et reçoivent des factures traditionnelles (papier) et des factures électroniques, elles sont logiquement contraintes d'en traiter une partie à la main et les autres au format numérique. Or, le stockage des documents papier coûte de plus en plus cher. À titre d’illustration, la facturation électronique est devenue 57% moins onéreuse que le procédé manuel en ce qui concerne les factures sortantes, et même 62% moins chère en ce qui concerne les factures entrantes. Simultanément, le traitement manuel des factures papier répond de plus en plus difficilement aux exigences d’accès toujours plus rapide à l’information. Les nouvelles règles de rapportage et d’archivage compliquent encore la gestion des factures papier. Enfin, le traitement parallèle des factures électroniques et papier nécessite généralement deux systèmes différents, une source d’inefficacité qui augmente aussi le risque d’erreurs.

Un seul système de traitement électronique

Pour remédier à ces inconvénients, il est possible d'étendre le traitement électronique aux factures papier. C’est dans ce but que Certipost s’est associé à BancTec. La solution Scan & Capture de BancTec permet de scanner les factures papier, puis d’importer leurs données et de les valider. L’intégration des deux systèmes, celui de Certipost et celui de BancTec, permet de disposer d’une solution totale grâce à laquelle les entreprises peuvent assurer le traitement 100% numérique de leurs factures entrantes, via la plate-forme de communication électronique Certipost. Un connecteur suffit pour établir la liaison entre la plate-forme de Certipost et le logiciel comptable de l'entreprise ou son système ERP. De cette façon, les données numériques des factures papier et des factures électroniques sont directement enregistrées dans le système du client. L’approbation et l'autorisation de paiement ne demandent plus qu’un minimum d’intervention manuelle.

Le meilleur de deux mondes

Le choix de BancTec s’explique aisément, déclare Gert Roeckx, CEO de Certipost : « Soucieux d’offrir la meilleure solution possible à nos clients, nous ne travaillons qu’avec des partenaires spécialisés. BancTec s’appuie sur plus de trente ans d’expérience du scannage et de la capture des données. »

Michel van ’t Holt, General Manager BancTec Nederland, ajoute : « Notre solution de capture convertit les données des factures papier en informations numériques immédiatement exploitables, importées directement dans le système Certipost de traitement électronique des factures. Le contenu indexé est archivé avec une image complète du document. Cette solution ‘one-stop shop’ aide les organisations à réduire leurs coûts, à renforcer leur efficience et à améliorer le service au client. »

Banctec

BancTec est le leader mondial du ‘business process outsourcing’ (BPO – externalisation des processus opérationnels). Ses services couvrent l'automatisation du traitement des paiements et de la gestion des documents dans les entreprises désireuses d’améliorer leurs processus financiers et administratifs. Le siège de BancTec se trouve à Dallas. Dans 50 pays, BancTec tire parti de ses propres technologies et d'une riche expertise pour mettre des solutions flexibles et ciblées à la disposition des entreprises financières, des assureurs, des compagnies de fournitures publiques, des transporteurs, des administrations publiques et du secteur des soins de santé. BancTec compte 19 centres BPO en Europe, aux États-Unis et dans le monde. Une plate-forme technologique commune, centralisée, garantit la fiabilité, la sécurité et la constance des performances. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.banctec.nl.

Certipost

Certipost est un spécialiste reconnu des échanges sécurisés de documents électroniques entre les entreprises, les administrations et les particuliers dans toute l’Europe. Fondée en 2002, la société est installée en Belgique et présente aux Pays-Bas. De nombreux acteurs de diverses branches d’activité – Philips, Etos, Overtoom, Q8, Samsung, Heineken, CSM, BCC… – font confiance depuis de nombreuses années à Certipost pour la facturation électronique (e-Invoicing) et les échanges de documents électroniques dans la chaîne logistique (e-Supply). Certipost participe aussi à des projets numériques aux Pays-Bas, notamment Digipoort (échanges de documents entre administrations et entreprises), Bouwend Nederland (entre les acteurs de la construction) et Vecozo (entre assureurs maladie et prestataires de soins de santé). Pour plus de détails, voyez www.certipost.nl.

Contact presse :
L&DJ
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Certipost
Katrien Busschaert, Head of Marketing
T +32 (0)53 60 11 34
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I www.certipost.nl